Contacte
Molt sovint, durant la tramitació de comunicacions relacionades amb la publicitat de medicaments, apareixen missatges d’error que impedeixen finalitzar correctament el procés. Aquests errors es poden produir per diferents factors, alguns d’ells relacionats amb el certificat digital, altres relatius a la documentació adjunta, i d’altres causats per emplenar incorrectament els camps del formulari.
En aquesta monografia abordarem els errors que es cometen més freqüentment i exposarem les solucions que solen funcionar per corregir-los.
Errors relatius al certificat digital utilitzat per signar el formulari
Per poder comunicar correctament materials promocionals, l’índex anual o un suport vàlid, és necessari disposar d’un dels tipus següents de certificat digital:
- Persona jurídica (tramites com a empresa o autònom)
- Persona vinculada (tramites com a persona relacionada amb una empresa)
Per tant, no s’admeten els certificats digitals de persona física per realitzar aquest tipus de tràmit. En cas d’intentar signar el formulari amb aquest tipus de certificat, apareixerà el codi d’error 125, 308, 313 o 318.
Finalment, cal revisar que el certificat utilitzat sigui vàlid i no estigui caducat. Per verificar-ho, es pot accedir al lloc web “Comprovar la validesa i l'estat d'un certificat digital” i realitzar la comprovació.
En cas d’intentar tramitar amb un certificat que no compleixi els requisits anteriors, apareixeran els codis d’error 304, 305 o 306.
Errors relatius a la signatura de l’informe del servei científic
L’informe del servei científic és el document que s’adjunta en cada comunicació de materials promocionals dirigits a professionals sanitaris, i és obligatori que aquest estigui signat degudament. En aquest cas, es pot utilitzar qualsevol dels certificats admesos per a la tramitació del formulari, així com també el certificat de persona física.
Tanmateix, cal ser conscients que, per signar correctament aquest document, s’ha d’utilitzar l’eina “Certificats” del nostre lector de documents PDF (com per exemple, l’Adobe). Per tant, no s’admeten altres mecanismes, com la de “Signatura” o “E-Sign”. Cal tenir en compte que el lloc web de tràmits no admet plataformes externes de signatura digital, com ara DocuSign.
En cas que no s’hagi signat correctament l’informe del servei científic, es mostrarà el codi d’error 308, 313 o 318.
Errors relatius al nom dels documents que s’adjunten en el formulari
Moltes vegades, apareix un missatge d’error genèric que indica “S’ha produït un problema tècnic, torna a intentar-ho més tard”. En aquest cas, l’error és indicatiu a que el nom del document conté caràcters no admesos o formats problemàtics (accents, símbols especials, o noms excessivament llargs).
En aquest cas, es recomana escurçar al màxim el nom del document i eliminar tots aquells caràcters especials que apareguin en el nom del document.
Errors relatius a l’emplenament dels camps del formulari
En d’altres ocasions, a l’hora d’accedir al formulari sense identificació, s’emplenen els camps relatius a les “Dades de la persona representant” amb una informació que no es correspon posteriorment amb les dades del certificat digital que s’utilitza per tramitar el formulari. En aquest cas, apareixerà el codi d’error 125 o 126.
D’altra banda, en la revisió de les comunicacions, sovint veiem camps que s’emplenen erròniament amb dades que no es corresponen a la realitat. Concretament, els camps on es detecten més incongruències són els següents:
- Tipus de publicitat: Documental / De record. Sovint, es reben materials que corresponen a publicitat de record i, tanmateix, en el formulari es marca l’opció contrària, i viceversa.
- Mitjà i forma de difusió. De vegades, es detecten certes incongruències, com el fet de marcar que el mitjà de difusió és “Material físic” i, en canvi, en el camp forma de difusió s’indica “Internet”.
Tot i que aquests errors no impedeixen la tramitació, es detecten igualment durant les revisions diàries que es fan de les comunicacions presentades el dia anterior.
Per aquest motiu, és molt important omplir correctament tots els camps del formulari amb informació verídica i ajustada a la realitat sobre la distribució del material.
Errors relatius a l’ús del mateix esborrany durant un llarg període de temps
Des de fa un temps, el portal de tràmits va incorporar la possibilitat de desar un formulari en esborrany i poder-lo enviar, ja omplert, a una altra persona. Tanmateix, si es reaprofita durant molt de temps el mateix esborrany per fer totes les comunicacions, es poden acabar acumulant errors que impedeixen la tramitació.
Aquests errors apareixen sobretot quan s’aplica un canvi en el formulari. En aquest cas, si s’utilitza un esborrany prèviament emplenat, la plataforma de tràmits detecta que no s’està utilitzant l’última versió del formulari, i apareix el codi d’error 011.
Errors relatius a la comunicació de materials de mida gran a través del OneDrive
És molt usual que, a l’hora de comunicar un material de mida gran, es faci la comunicació a través del portal de tràmits, però no s’adjunta el material a la carpeta específica del OneDrive. Això ens obliga a reclamar, per a cada comunicació feta incorrectament, el material que no s’ha adjuntat al OneDrive.
Us recordem que la revisió dels materials es realitza l’endemà de la seva comunicació i que, per tant, cal adjuntar el material al OneDrive en el mateix moment que es fa la comunicació al portal de tràmits.
Errors relacionats amb les galetes web
El lloc web de tràmits utilitza galetes web perquè funcioni correctament. Tanmateix, en certes ocasions aquestes galetes que s’emmagatzemen temporalment al nostre ordinador poden causar errors en el procés de tramitació, sobretot quan es fan diferents comunicacions consecutives.
En aquest cas, es recomana esborrar totes les galetes del navegador i utilitzar-lo en mode incògnit. Si aquestes accions no solucionen el problema, es recomana utilitzar un altre navegador.
I, si el meu error no està relacionat amb cap dels esmentats, o no l’he pogut solucionar?
És probable que, al tramitar, apareguin altres errors no esmentats en aquesta monografia. En aquest cas, podeu consultar el lloc web “Com resoldre errors de tramitació”, on podeu trobar informació ampliada sobre altres tipus d’error.
D’altra banda, si experimenteu problemes amb la tramitació que no s’hagin pogut solucionar amb les recomanacions d’aquesta monografia, us recomanem que envieu un correu electrònic a vigimed.salut@gencat.cat, explicant detalladament el problema i el codi d’error (si n’hi ha), i us podrem ajudar a solucionar-ho.
Consells, recomanacions i bones pràctiques en la tramitació
- Estat del tràmit “Resolt”
Moltes vegades rebem consultes que ens plantegen què vol dir que l’estat del tràmit hagi canviat a “Resolt”.
Us informem que aquest estat només és indicatiu que el material ha arribat correctament a la nostra base de dades i, per tant, en cap cas cal interpretar-ho com que el material ha estat revisat, aprovat o autoritzat. D’acord amb la normativa actual, els materials promocionals de medicaments dirigits a professionals sanitaris estan sotmesos a un règim de comunicació, i no d’autorització.
- Comunicar materials que superen la mida màxima del formulari
Us recordem que vam posar a disposició una nova via per tal de comunicar materials que superin la mida màxima que permet el formulari de comunicació (90.000 kB).
Podeu consultar la nota informativa “Nou sistema per enviar materials de mida gran”, on es detalla aquest procés.
- Comunicar modificacions o noves versions de materials ja comunicats
Recentment, es va posar en marxa un nou formulari per comunicar modificacions de materials promocionals que ja es van comunicar amb anterioritat. Amb aquest tràmit, és possible comunicar una nova versió d’un material sense que aquest es consideri un nou material ni es comptabilitzi com a nova comunicació comercial en l’índex anual..
Pel que fa a aquest formulari, us volem recordar que cal incloure sempre el codi ID de la primera comunicació que es realitza, sobretot quan s’han fet diverses modificacions en un mateix material.
Podeu consultar més informació al respecte en la nota informativa “Nou formulari per comunicar modificacions en materials promocionals”.
- Enviar una nota explicativa en els materials de difícil comprensió
En aquells materials que, amb la informació que consta al formulari o a la pròpia imatge del material, resultin de difícil comprensió, és recomanable afegir un document a la comunicació que expliqui l’objectiu del material i tot el que sigui necessari per entendre’l.
Per poder comunicar el material promocional juntament amb el document explicatiu, es poden comprimir els dos arxius en un únic arxiu .zip. Això ens permetrà adjuntar un arxiu que conté els dos documents: el material promocional i l’explicació.
- Comunicar el material definitiu que rebran els professionals sanitaris
Us recordem que cal comunicar el material definitiu que rebran els professionals sanitaris. Per tant, cal comprovar que:
- S’envia la versió definitiva del document, i no un esborrany anterior.
- Tots els enllaços del document que es comunica són funcionals: tal com ho seran quan el professional sanitari rebi la publicitat.
- Els codis QR que s’insereixen en el material són operatius i adrecen al lloc web correcte.
Conclusions
La correcta tramitació de les comunicacions relatives a la publicitat de medicaments requereix una atenció especial a diversos aspectes tècnics i formals que, si no es tenen en compte, poden donar lloc a errors que dificultin o impedeixin el procés. Tal com s’ha exposat al llarg d’aquesta monografia, una part important d’aquests errors són recurrents i, en molts casos, es poden evitar amb una revisió acurada de la documentació, de les dades introduïdes al formulari i dels requisits tècnics associats a la tramitació.
Autoria
Monografia realitzada per la Secció de Vigilància i Publicitat dels Medicaments del Servei d’Ordenació i Qualitat Farmacèutiques. Departament de Salut. Generalitat de Catalunya.
Per a qualsevol dubte o consulta, us podeu adreçar a vigimed.salut@gencat.cat